Qui est concerné ? Quand et comment les compléter ? Combien de temps les conserver et à quel endroit ? Dans quels cas fournir un exemplaire au travailleur ? Ce mardi, zoom sur le registre général du personnel.
L'engagement d'un nouveau travailleur nécessite l'établissement de nombreux documents sociaux obligatoires.
La tenue et la conservation de ces documents sociaux ont notamment pour objectif de s’assurer du respect des dispositions légales en droit social et du travail.
Chaque document social répond à des exigences de forme et de contenu spécifiques.
Le non-respect de ces exigences peut entraîner de lourdes sanctions administratives et/ou pénales.
Chaque mardi, nous abordons pour vous un de ces documents sociaux.
Le registre général du personnel |
---|
Le registre général du personnel est un document social obligatoire dans lequel l’employeur est tenu de mentionner les travailleurs exclus du champ d’application de la Dimona.
La Dimona ou déclaration immédiate de l’emploi est la communication électronique à l’ONSS du début et de la fin d'une relation de travail entre un travailleur et un employeur.
L’ensemble des Dimona constitue le registre électronique du personnel de l’entreprise.
Les travailleurs non visés par l’obligation de Dimona et pour lesquels l’employeur est visé par l’obligation de tenue d’un registre général du personnel sont, par exemple, les domestiques, les bénévoles…
Forme et contenu du registre général du personnel
Le registre du personnel est un document constitué de feuilles reliées et numérotées. Il n’y a qu’un seul registre pour tous les travailleurs de l’entreprise.
Chaque travailleur se voit attribuer un numéro dans le registre suivant une numérotation continue et suivant l’ordre chronologique de sa mise au travail. Il n’est donc pas autorisé que 2 travailleurs soient repris sous le même numéro ou que des numéros manquent.
Le registre doit mentionner, avant toute autre mention, l’identité de l’employeur ou de l’entreprise et, au plus tard au moment de la mise au travail, l’identité du travailleur et sa date d’entrée.
La date de sortie du travailleur doit être inscrite dans le registre dans les 7 jours civils suivant la fin du contrat.
Lieu de tenue du registre
Le registre du personnel doit être tenu sur le lieu de travail. Des dérogations existent pour les employeurs qui occupent habituellement leurs travailleurs moins de 5 jours ouvrables consécutifs à la même place ou qui occupe leurs travailleurs (non soumis à la Dimona) à des travaux de construction.
L’employeur qui occupe ses travailleurs sur plusieurs lieux de travail distincts doit tenir le registre du personnel, en principe, à l'adresse où l'employeur est inscrit à l'ONSS. Il s'agit d'un "registre central" qui indique toutes les mentions obligatoires. Des dérogations sont possibles.
L’employeur doit en outre tenir un registre spécial du personnel en chacun des lieux où il occupe des travailleurs, sauf au lieu où il tient le registre général du personnel. Nous reviendrons sur ce « registre spécial du personnel » dans une prochaine actualité.
Si l’employeur fait usage d’une des dérogations possibles, il informe au préalable le Contrôle des lois sociales de l’endroit où est tenu le registre.
Conservation du registre
Le registre général du personnel doit être conservé pendant 5 ans sous quelque forme que ce soit (papier, électronique…) à condition que les copies soient lisibles et que la forme de reproduction permette une surveillance efficace.
Le délai de 5 ans débute à partir de la dernière inscription obligatoire, c’est-à-dire au plus tard le 7ème jour après la date de sortie du dernier travailleur.
L’employeur peut conserver le registre à l’adresse à laquelle il est inscrit à l’ONSS, à son domicile ou au siège social. Dans ces 2 dernier cas, l'employeur en avertit au préalable le chef de district du Contrôle des lois sociales compétent.
L’employeur qui n’est pas ou plus installé en Belgique peut conserver le registre au domicile belge d’une personne physique qui conserve les documents en tant que mandataire ou préposé de l’employeur, avec obligation de le faire connaître au préalable, par recommandé, au chef du district du Contrôle des lois sociales.
Source : Actualités du secrétariat social UCM, notre partenaire pour les Services Complémentaires
ForHRM, le logiciel de gestion des rémunérations pour calculer, en interne, le salaire et gérer la paie de votre personnel.
FormaTech, get more from your payroll. Belgique, 2013.