Frais propres à l’employeur : les forfaits acceptés par l’ONSS
14/03/2012
L’ONSS publie des montants forfaitaires qui servent de directives au remboursement de certains défraiements. Lorsque l’entreprise se base sur ces forfaits, elle doit tout de même pouvoir prouver qu’ils correspondent à des frais réellement exposés.
Lorsque l’employeur rembourse à son travailleur des frais qui lui incombe, ces sommes sont exclues de la notion de rémunération. Il doit nécessairement s’agir de frais occasionnés par l’exécution du contrat de travail, comme, par exemple, le remboursement des frais de déplacement. Lors d’un contrôle, ce sera à l’employeur de démontrer la réalité de ces frais via la production de documents probants ou tout autre moyen de preuve (sauf serment).
En ce qui concerne les frais peu élevés, il est possible qu’il soit difficile de les prouver à l’aide de justificatifs. Dans ce cas, il est possible de les évaluer de manière forfaitaire. L’employeur devra toujours pouvoir justifier le montant du forfait pris en compte. Lorsque le remboursement dépasse le montant des frais réellement exposés, celui-ci sera considéré comme de la rémunération passible du calcul de cotisation de sécurité sociale.
L’ONSS, dans ses instructions, communique une liste des postes pour lesquels une évaluation forfaitaire est acceptée ainsi que les montants et les modalités d’octroi. L’employeur doit toujours être en mesure de pouvoir justifier la façon dont il procède pour rembourser les frais à ses travailleurs.
| TYPES DE FRAIS | MONTANTS | CONDITIONS |
| Déplacements domicile lieu de travail et professionnels avec la voiture | 0,3352 €/km | - le véhicule utilisé ne peut appartenir à l'employeur ou être financé par lui. - les forfaits sont "tout-compris": entretien, assurances, carburant, |
| Déplacements domicile lieu de travail et professionnels avec la bicyclette | 0,21 €/km | - pour les déplacements professionnels, l'indemnité ne peut être octroyée que si la bicyclette appartient au travailleur |
Frais de route des travailleurs itinérants absence de commodités | 10,00 €/jour | - itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures) et n'a pas accès aux commodités sanitaires telles que présentes dans l'entreprise, l'une de ses succursales ou certains chantiers. |
Frais de route des travailleurs itinérants repas | 6,00 €/jour | - itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures). - le montant des frais de repas n'est accepté que si le travailleur n'a d'autre possibilité que de prendre un repas à l'extérieur. |
| Frais de séjour en Belgique | 35,00 €/nuit | - si le travailleur ne peut rejoindre son domicile pour la nuit en raison d'un lieu de travail éloigné. - comprend repas du soir, logement et petit déjeuner. |
Frais de bureau travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile | 114,97 €/mois | - couvre frais de chauffage, électricité, petit matériel de bureau, ... Ce forfait peut seulement être octroyé aux travailleurs qui effectuent structurellement et régulièrement une partie de leur travail à la maison et qui disposent dans leur habitation d'un espace pour effectuer leur travail. Pour les travailleurs qui disposent d'un endroit de travail chez leur employeur, le for fait ne sera accepté que s'il apparaît clairement de leur fonction qu'ils travaillent régulièrement à la maison. Pour les travailleurs qui tombent dans le champ d'application de la loi sur le temps de travail, ce forfait ne sera pas accepté s'ils effectuent le maximum d'heures de travail fixées légalement, quasi-exclusivement sur le lieu de travail organisé par leur employeur. |
Frais de bureau travailleur à domicile (contrat de travail ou conditions similaires) | 10 % | - 10 % de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations à domicile. |
Frais de bureau télétravailleurs | 10 % | - 10 % de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations en télétravail. |
| Outils de travail | 1,25 €/jour | - le travailleur doit utiliser son propre matériel. |
| Achat des vêtements de travail | 1,58 €/jour | - vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, ...) ou autres vêtements imposés par l'employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenues de ville (uniforme, ...). |
| Entretien des vêtements de travail | 1,58 €/jour | - vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, ...) ou autres vêtements imposés par l'employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenues de ville (uniforme, ...). |
Vêtements du travailleur entretien et usure | 0,79€/jour | - concerne les vêtements (jeans, t-shirts, ...) et sous-vêtements qui nécessitent un nettoyage régulier en raison d'un environnement très sale. |
Frais de voiture garage | 50,00 €/mois | - si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles. - si l'employeur l'exige pour la sécurité du véhicule ou de son contenu pour autant que cette obligation s'impose à tous les travailleurs qui se trouvent dans la même situation. En outre, il n'est pas fait de distinction selon que le travailleur est ou non propriétaire de son garage. |
Frais de voiture parking | 15,00 €/mois | - si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles. - quand le travailleur doit payer régulièrement des petits frais de parking. |
Frais de voiture car-wash | 15,00 €/mois | - si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles. - si la nature de la fonction exige que le véhicule soit impeccable. |
Source : Actualités du secrétariat social UCM, notre partenaire pour les Services Complémentaires |
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