Qui est concerné ? Quand et comment les compléter ? Combien de temps les conserver et à quel endroit ? Dans quels cas fournir un exemplaire au travailleur ? Ce mardi, zoom sur le décompte de paie, également appelé fiche de paie.
L'engagement d'un nouveau travailleur nécessite l'établissement de nombreux documents sociaux obligatoires.
La tenue et la conservation de ces documents sociaux ont notamment pour objectif de s’assurer du respect des dispositions légales en droit social et du travail.
Chaque document social répond à des exigences de forme et de contenu spécifiques.
Le non-respect de ces exigences peut entraîner de lourdes sanctions administratives et/ou pénales.
Chaque mardi, nous abordons pour vous un de ces documents sociaux.
Le décompte de paie |
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Afin que le travailleur puisse se rendre compte de la manière dont a été calculée sa rémunération et du montant des retenues opérées sur les sommes gagnées, l’employeur a l’obligation de lui remettre un décompte de paie. Ce décompte est usuellement appelé fiche de paie ou fiche de salaire.
Le décompte de paie doit être remis lors de chaque règlement définitif de la rémunération.
En cas de paiement de la rémunération de la main à la main, le décompte de paie peut servir de quittance, pour autant qu'il soit signé par le travailleur et qu'il porte la mention " pour acquit ".
Mentions obligatoires
Les mentions qui doivent apparaître sur le décompte de paie sont définies par chaque commission paritaire séparément.
A défaut de disposition sectorielle, les mentions qui doivent apparaître sont fixées par arrêté royal.
Il s’agit principalement des éléments constitutifs de la rémunération :
- la période à laquelle se rapporte le décompte
- l'importance des prestations (heures, jours, mois, nombre de pièces…)
- la rémunération de base, quelle que soit l'unité prise en considération pour l'établir (rémunération mensuelle, horaire, à la pièce, à la tâche…)
- les sommes dues en espèces
- les avantages en nature
- le total de la rémunération brute
- le montant net à payer
Conservation du décompte de paie
La législation ne prévoit pas d’obligation de conservation du décompte de paie. Il est toutefois conseillé à l’employeur de conserver un exemplaire de ces décomptes pendant une durée d’au moins 5 ans.
Lorsque le décompte de paie constitue un extrait du compte individuel et/ou une annexe de celui-ci, les délais de conservation du compte individuel lui sont applicables. Nous reviendrons sur ce document social dans notre actualité du mardi 12 mars.
Si le décompte de paie est établi par voie électronique, un exemplaire doit en être conservé chez un prestataire de services d’archivage électronique pendant au moins 5 ans. Cet archivage doit être entièrement gratuit pour le travailleur et l’exemplaire conservé doit pouvoir être consulté à tout moment par le travailleur.
En pratique
Lors du lancement des, le logiciel ForHRM édite les décomptes de paie de chacun de vos travailleurs en y reprenant toutes les mentions obligatoires et permettant également une personnalisation (logo, mise en page, message ponctuel,...)
Les décisions prises au sein des commissions paritaires automatisées concernant les mentions à reprendre sur le décompte de paie de vos travailleurs, sont automatiquement intégrées.
Source : Actualités du secrétariat social UCM.
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FormaTech, get more from your payroll. Belgique, 2013