Qui est concerné ? Quand et comment les compléter ? Combien de temps les conserver et à quel endroit ? Dans quels cas fournir un exemplaire au travailleur ? Ce mardi, zoom sur le livre de validation.
L'engagement d'un nouveau travailleur nécessite l'établissement de nombreux documents sociaux obligatoires.
La tenue et la conservation de ces documents sociaux ont notamment pour objectif de s’assurer du respect des dispositions légales en droit social et du travail.
Chaque document social répond à des exigences de forme et de contenu spécifiques.Le non-respect de ces exigences peut entraîner de lourdes sanctions administratives et/ou pénales. Chaque mardi, nous abordons pour vous un de ces documents sociaux.
Le livre de validation |
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Principe
En cas de chômage temporaire pour cause d’intempéries ou pour raisons économiques, l’employeur a l’obligation de tenir un livre de validation.
Ce document a pour but de répertorier toutes les cartes de contrôle C3.2A numérotées et délivrées par l’employeur. Ce dernier doit délivrer une seule carte de contrôle C3.2A par mois et par travailleur, et ce, même si plusieurs formes de chômage surviennent au cours du mois.
Le livre de validation doit être complété au plus tard le jour où l’employeur délivre les cartes de contrôle.
La tenue d’un livre de validation n’est pas obligatoire dans le milieu de la construction.
Mentions obligatoires
L’employeur peut choisir entre le format papier et le format électronique. En cas de version papier, le livre doit être composé de pages reliées numérotées de façon continue et d’une page de garde.
Chaque page du livre est constituée de 4 colonnes, l’employeur doit les compléter comme suit :
- la première colonne reprend le mois auquel le formulaire se rapporte
- la deuxième colonne comprend le numéro du de la carte de contrôle C3.2A
- la troisième colonne comporte les noms, prénom et numéro d’identification de la sécurité sociale du travailleur (NISS)
- la quatrième colonne est composée des remarques éventuelles
L’employeur doit, avant d’utiliser le livre de validation, le présenter au bureau de chômage compétent pour le faire authentifier. Le bureau de chômage compétent est le bureau régional du lieu où les formulaires de chômage temporaire C3.2 sont normalement établis.
Si le travailleur a perdu une carte déjà inscrite dans le livre, le travailleur doit demander au bureau de chômage compétent un duplicata. L’employeur remplit le duplicata et l’inscrit dans le livre de validation. De plus, il veillera à bien mentionner dans la colonne remarque, la mention duplicata et le numéro du formulaire original.
En cas de non-respect de ses obligations, l’employeur risque une amende pénale comprise entre 300 € et 3000 € et une amende administrative comprise entre 150 € et 1.500 € à multiplier par le nombre de travailleurs concernés.
Conservation du livre de validation
Le livre de validation doit être tenu à la disposition des services de contrôle de l’ONEm à l’endroit où les cartes de contrôle C3.2A sont habituellement établies. Si ces cartes sont établies dans les différentes unités d’exploitation d’une même entreprise, l’employeur doit tenir un livre de validation dans chaque unité technique d’exploitation.
L’employeur doit conserver le livre de validation pendant une période de 5 ans qui débute le premier jour du mois qui suit celui au cours duquel la dernière mention a été notée.
En pratique
Pour le livre de validation en format électronique, nous vous renvoyons vers le lien suivant :https://www.socialsecurity.be/site_fr/employer/applics/vbook/index.htm
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Leurs experts et ceux de l'ONEM abordent avec vous :
- le chômage économique
- le chômage intempéries
- le chômage technique
- le chômage force majeure
- le chômage vacances annuelles
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Source : Actualités du secrétariat social UCM.
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