Qui est concerné ? Quand et comment les compléter ? Combien de temps les conserver et à quel endroit ? Dans quels cas fournir un exemplaire au travailleur ? Ce mardi, zoom sur le registre spécial du personnel.
L'engagement d'un nouveau travailleur nécessite l'établissement de nombreux documents sociaux obligatoires.
La tenue et la conservation de ces documents sociaux ont notamment pour objectif de s’assurer du respect des dispositions légales en droit social et du travail.
Chaque document social répond à des exigences de forme et de contenu spécifiques. Le non-respect de ces exigences peut entraîner de lourdes sanctions administratives et/ou pénales.
Chaque mardi, nous abordons pour vous un de ces documents sociaux.
Le registre spécial du personnel |
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Le registre spécial du personnel doit être tenu par les employeurs qui occupent des travailleurs simultanément sur plusieurs lieux de travail.
Le fait que les travailleurs occupés soient ou non soumis à la Dimona est sans importance.
Mentions obligatoires
Le registre spécial du personnel comporte exclusivement des mentions relatives à l’employeur et aux travailleurs occupés sur chaque lieu de travail.
En ce qui concerne l’employeur, le registre spécial mentionne le numéro d’inscription à l’ONSS et la raison sociale s’il s’agit d’une personne physique, la forme juridique et l’adresse du siège social s’il s’agit d’une personne morale.
Le registre mentionne également l’adresse du lieu de travail.
Les données relatives au travailleur à reprendre dans le registre spécial sont son numéro NISS (numéro d’identification à la sécurité sociale), la date de mise au travail et, le cas échéant, la date de la fin du contrat.
Les mentions relatives à chaque travailleur doivent être indiquées lors de la mise au travail, à l’exception de la date de fin de contrat qui doit être indiquée dans les 7 jours civils qui suivent la fin du contrat.
Lieu de tenue du registre
Le registre spécial du personnel doit être tenu sur chaque lieu où des travailleurs sont occupés, à l’exception du lieu où est tenu le registre général du personnel (cf. notre actualité du 12/02/2013).
Le registre spécial ne doit pas nécessairement être présent physiquement sur le lieu de travail, mais il doit pouvoir y être consulté par voie électronique.
Conservation du registre
Le registre spécial du personnel doit être conservé pendant 5 ans sous quelque forme que ce soit (papier, électronique…) à condition que les copies soient lisibles et que la forme de reproduction permette une surveillance efficace.
Le délai de 5 ans débute à partir de la dernière inscription obligatoire, c’est-à-dire au plus tard le 7ème jour après la date de sortie du dernier travailleur.
L’employeur peut conserver le registre à l’adresse à laquelle il est inscrit à l’ONSS, à son domicile ou au siège social. Dans ces 2 derniers cas, l'employeur en avertit au préalable le chef de district du Contrôle des lois sociales compétent.
L’employeur qui n’est pas ou plus installé en Belgique peut conserver le registre au domicile belge d’une personne physique qui conserve les documents en tant que mandataire ou préposé de l’employeur, avec obligation de le faire connaître au préalable, par recommandé, au chef du district du Contrôle des lois sociales.
Dérogations
Certaines catégories d’employeurs sont dispensées de l’obligation de tenir un registre spécial du personnel, à savoir :
- l’employeur qui occupe habituellement ses travailleurs moins de 5 jours ouvrables consécutifs sur un même lieu de travail
- l’employeur qui occupe ses travailleurs à des travaux de construction
- l’employeur qui relève de la commission paritaire pour le travail intérimaire (CP 322), en ce qui concerne ses intérimaires
- l’employeur qui doit tenir un registre de présence
Source : Actualités du secrétariat social UCM, notre partenaire pour les Services Complémentaires
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Belgique, 2013.